Chúng ta không ít lần bắt gặp những sự kiện quy mô lớn nhỏ khác nhau. Những buổi hội nghị, những cuộc họp mang tính quốc gia, những cuộc thi, giải đấu, chương trình truyền hình, họp báo, đám tiệc,… đều được xem là những sự kiện. Thế nhưng, ta lại ít khi để ý đến những người đảm nhiệm công việc tổ chức sự kiện đứng sau cánh gà. Họ là những chuyên viên tổ chức sự kiện – người góp sức to lớn vào sự thành công của những buổi sự kiện ấy.
Tổ chức sự kiện là ngành nghề liên quan đến việc giám sát tất cả các khâu trước, trong và sau của một sự kiện. Để dễ hình dung hơn, hãy lấy ví dụ về ban sự kiện chịu trách nhiệm một buổi tiệc tân niên của công ty.
Trước khi buổi tiệc diễn ra, các nhân viên, chuyên viên tổ chức sự kiện sẽ cùng nhau hoạch định: lên ý tưởng (chủ đề) cho chương trình; chuẩn bị tất cả những vật dụng cần thiết cho buổi tiệc ấy; lên khung sườn thời gian mà các hoạt động nhỏ trong buổi tiệc ấy sẽ diễn ra (ví dụ như phần phát biểu của đội ngũ quản lý, phần trò chơi kết nối mọi người, phần tiệc ăn,…).
Khi diễn ra buổi tiệc, vai trò của chuyên viên tổ chức sự kiện cũng vô cùng quan trọng. Họ sẽ phải điều phối, quản lý tất cả mọi thứ để đảm bảo rằng từng hoạt động diễn ra trong khuôn khổ, đúng kế hoạch. Sau cùng, họ cũng là người kiểm kê, đảm bảo tránh các tổn thất cho sự kiện; đồng thời đảm nhiệm về mặt tài chính; mối quan hệ với nhà cung cấp;…
